ハココン株式会社POB（以下「当社」）は、当社が提供する「ハココン」（以下「本サービス」）における個人情報の取扱いについて、次のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を定めます。
第1条
事業者の情報
- 名称：株式会社POB
- 住所：〒305-0821 茨城県つくば市春日4-19-24 コーポ山文2 108
- 代表者：代表取締役 宮上 勇太
- 個人情報に関するお問い合わせ・苦情の申出先：info@hakokon.com
第2条
A. 当社が取得する情報と利用目的
当社は、次の情報を取得し、次の目的で利用します。
| 取得する情報 | 利用目的 |
|---|---|
| お客様の担当者の氏名・役職・電話番号・メールアドレス・LINE ユーザーID・LINE の表示名 | 本サービスの申込み受付、契約管理、本人確認・ログイン、請求書の送付、お知らせ・障害連絡、お問い合わせ対応 |
| 商談予約・問い合わせの内容、商談の録音・文字起こし（同意を得た場合） | 商談の実施、導入前ヒアリング票の作成、初期設定の準備 |
| 決済に関する情報（カードの種類・下4桁等。カード番号は当社では保持しません）、振込名義・入金の記録 | 料金の請求・入金確認 |
| 本サービスの利用状況（操作の記録、AI 読み取りの枚数、送信数など） | 料金の計算、不正利用の防止、障害対応、サービスの改善 |
第3条
B. お客様から預かる情報
当社は、お客様（配送会社）の委託を受けて、お客様が本サービスに登録した次の情報を、お客様が本サービスを使うために必要な範囲でのみ取り扱います。
- ドライバー・従業員：氏名・カナ、電話番号、住所、生年月日、LINE ユーザーID、所属（自社直接契約／協力業者経由）、担当案件・担当車両、報酬の決め方、振込先口座、インボイス登録番号、運転免許・任意保険の期限、契約書・取引条件通知の受領記録
- 業務の記録：日報、始業確認（アルコールチェックの結果・体調）、シフト、欠車の相談、トラブル・事故の報告、車両の写真
- 応募者：応募内容、面接の記録
- LINE でのやりとり：ドライバーと会社の間のメッセージ、AI 回答の履歴
当社は、これらの情報を当社自身の営業などのために使うことはありません。利用目的は、お客様がドライバー等に対して通知・公表するものとします。
第4条
統計情報の作成
当社は、本サービスの機能として、お客様に業界の平均値などを提供するため、お客様データから個人を特定できない統計情報を作成することがあります。複数のお客様のデータを、ドライバーごとに突き合わせることはしません。お客様は、この機能を利用しない設定を選べます。
第5条
第三者への提供
当社は、A の情報について、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが難しい場合
- 国の機関等の法令上の事務に協力する必要があり、同意を得るとその事務に支障がある場合
- 第6条の業務委託に伴って提供する場合、合併等の事業の承継に伴って提供する場合
B の情報は、お客様の指示による場合のほか、第三者に提供しません。
第6条
業務の委託先・外部サービス
当社は、本サービスの提供のため、次の外部サービスを利用します。
| 事業者 | 所在国 | 用途 | 扱う情報 | 越境移転の扱い |
|---|---|---|---|---|
| Amazon Web Services | サーバーは日本（東京リージョン） | サーバー・データベース・ファイル保管 | A・B の全データ | 事業者が個人データを取り扱わない契約・アクセス制御であれば「提供」に当たらない |
| LINE ヤフー株式会社 | 日本 | LINE によるメッセージの送受信・LINE ログイン | A・B（LINE ユーザーID、メッセージ） | — |
| Anthropic, PBC | 米国 | AI 機能（回答案の作成・書類の読み取り・要約） | AI に送る日報・質問・書類の画像など（B を含む） | 外国にある第三者への提供に当たる可能性が高い（第7条） |
| Stripe | — | カード決済・請求書 | A（決済に関する情報） | — |
| — | 商談予約のカレンダー、求人応募メールの取り込み | A（商談予約）、B（応募者のメール） | — | |
| Zoom | — | 当社とお客様の間の商談・オンラインでの説明 | A（お客様の担当者の氏名・メールアドレス、商談予約の内容） | — |
| Slack | — | 当社の運用担当への障害の警報 | 原則として個人情報を含まない（当社が許可した項目だけを送る設計） | 個人情報を送らない設計のため提供に当たらない想定 |
第7条
外国にある第三者への提供
- 当社は、AI 機能のため、日報・質問・書類の画像などの情報を米国の Anthropic, PBC に送ります。米国は、個人情報保護委員会が「日本と同等の水準の制度がある国」として定めた国には含まれていません。
- 当社は、Anthropic との契約により、日本の個人情報保護法で求められる措置に相当する措置が継続して講じられるよう努め、その内容を本人の求めに応じてお知らせします。
- 米国の個人情報保護の制度については、個人情報保護委員会が公表している情報を参考にしてください。
- B の情報については、お客様がドライバー等に必要な情報を提供し、同意を得る、または前項の措置に基づく取扱いであることを確認するものとします。
第8条
安全管理措置
当社は、個人データの漏えい・滅失・毀損を防ぐため、次の措置を講じています。
- 組織的措置：個人データを扱える者と権限を決め、運営の管理画面の重要な操作（入金確認など）は誰がいつ行ったかを記録しています。
- 技術的措置：データは会社（お客様）ごとに分けて管理し、他の会社のデータは見られない作りにしています。通信は暗号化しています。
- 外的環境の把握：外国の事業者（Anthropic・米国）を利用しています。所在国の制度を把握したうえで措置を講じます。
第9条
保管期間・削除
- B の情報のうち、本サービスで正式に発行した請求書 PDF は、契約中は最低10年保管し、解約の前（解約を申し込んだ月の末日まで。年払いの場合は年払いの期間の末日まで）にお客様へ一括でお渡しし、契約終了から1年間保管して削除します（削除前にお知らせします）。
- B の情報のうち、請求書 PDF 以外の情報（ドライバー等の情報、日報、シフト、LINE のやりとり等）は、契約が終了した日（解約を申し込んだ月の末日。年払いの場合は年払いの期間の末日）から90日を経過した後に削除します。それまでの間、お客様から求めがあれば、当社はこれらの情報をエクスポートしてお客様にお渡しします。
第10条
漏えい等が起きたとき
- A の情報について報告対象となる漏えい等が起きたときは、当社は個人情報保護委員会への報告と本人への通知を行います。
- B の情報について漏えい等が起きたとき（そのおそれがあるときを含みます）は、当社は速やかに（当社が知ってから原則として48時間以内を目安に第一報を）お客様に通知し、お客様が行う個人情報保護委員会への報告・本人への通知に必要な情報を提供して協力します。
第11条
開示・訂正・利用停止等の請求
- 本人は、当社が保有する A の情報について、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示を請求できます。
- 請求は、第1条のお問い合わせ先に、本人であることが確認できる方法で行ってください。
- B の情報（ドライバー等の情報）についての請求は、その情報を登録したお客様（配送会社）に行ってください。当社に届いた場合は、お客様にお伝えします。
第12条
Cookie 等
当社のウェブサイトで、アクセス解析のための Cookie 等を使う場合は、その内容（送信される情報・送信先・目的）をこのページでお知らせします。
第13条
本ポリシーの変更
当社は、法令の改正やサービスの変更に応じて本ポリシーを変更することがあります。変更するときは、変更後の内容と適用開始日をこのページに掲載し、重要な変更は公式 LINE でもお知らせします。利用目的を変更する場合は、変更前の目的と関連性があると合理的に認められる範囲で行い、変更後の目的を本人に通知または公表します。